نوشتن ایمیل می‌تواند به کار اعصاب‌خرد‌کنی تبدیل شود! ایمیل تشکر شما از کسی که به‌تازگی او را در مصاحبه‌ی شغلی ملاقات کرده‌اید، باید چگونه باشد؟ چگونه بدون برانگیختن احساسات، به تیم خود می‌گویید هنوز کار خود در زمینه‌ی پروژه را به‌خوبی پیش نبرده‌اند؟ نویسنده‌ای به نام جاسلین گِلی (Jocelyn Gleii) کتابی نوشته است که به سؤالات این‌چنینی پاسخ‌های ساده و قانع‌کننده‌ای می‌دهد. در این مقاله ما به برخی از نکاتی که گلی در کتابش به آن پرداخته است، اشاره میکنیم. این مقاله را بخوانید و به دوستان خود ایمیل کنید.
۱. برای تلطیف اثر یک ایمیل حیاتی به همکارتان، از لغت «هنوز» استفاده کنید
مانند این جمله: «فکر نمی‌کنم که هنوز طرح‌ها به آن مرحله‌ای که در ذهن دارم، رسیده باشند». گلی به تحقیقات یک روان‌شناس با نام کارل دووک (Carol Dwek) اشاره می‌کند و می‌گوید که استفاده از لغت «هنوز» باعث می‌شود که در افراد یک «ذهنیت پیشرفت» ایجاد شود؛ به این شکل که شخص گوینده همچنان در تلاش است تا کارها را سروسامان دهد. گلی می‌گوید:
استفاده از این لغت، خود‌به‌خود باعث ایجاد چنین ذهنیتی می‌شود؛ به‌خصوص مواقعی که پیشرفت کارها در قالب زمانی مطرح است.
۲. اگر قصد دارید به افراد پرمشغله ایمیل بفرستید، ابتدا ایمیل خود را در یک دستگاه تلفن مرور کنید
بسیاری از ایمیل‌ها اولین بار در یک گوشی خوانده می‌شوند. پس یک ایمیل که نگارش آن در لپ‌تاپ خوب به نظر می‌رسد، ممکن است در گوشی به شکل فاجعه‌باری بد جلوه کند. پس قبل از ایمیل به افراد مهم یا پرمشغله، آن را در گوشی خودتان مرور کنید. گلی در این مورد می‌گوید:
شما همیشه باید این احتمال را در نظر بگیرید که ممکن است یک ایمیل در یک وضعیت بی‌صبرانه یا شلوغ و در یک نگاه خوانده شود. این موضوع به این معنی است که ایمیل شما باید مفید و مختصر باشد و مستقیم به موضوع اصلی بپردازد.
۳. از استفاده کردن از علامت‌های تعجب در ایمیل نترسید
گلی می‌گوید صرف نظر از اشتیاقی که شما می‌خواهید از طریق ایمیل به مخاطب خود برسانید، زمانی که خواننده‌ی ایمیل آن را می‌خواند، از شدت پیام و احساسات نهفته در آن کاسته می‌شود. وی می‌گوید: وقتی فرستنده‌ی ایمیل فکر می‌کند که ایمیل او خنثی و رک است، اغلب، برداشت خواننده از ایمیل منفی است.
پس زمانی که شما احساس می‌کنید با لحن پرحرارتی ایمیل را نوشته‌اید، نگران نباشید! ایمیل شما کاملا طبیعی به نظر خواهد رسید. پس اگر در ایمیل خود از یک یا دو علامت تعجب استفاده کنید، لزوما به معنی حرفه‌ای نبودن شما نخواهد بود.
۴. اگر ایمیل شما در مورد درخواست از کسی است، درخواست خود را بی‌پرده و صریح بیان کنید
برای افزایش شانس دریافت پاسخ ایمیلتان، باید اطمینان حاصل کنید که از ابتدا ایمیل خود را بااعتبار جلوه دهید. این موضوع به‌خصوص زمانی که گیرنده‌ی ایمیل شما را نمی‌شناسد، بسیار کارگشا است. بعد از این کار، مستقیم به طرح درخواست خود بپردازید.
گلی در کتاب خود نوشته است: در جهانی که دامنه‌ی توجه مردم آن بسیار کوتاه است، بهتر است ابتدا به‌صورت مستقیم درخواست خود را مطرح کنید و سپس به توجیه آن بپردازید. به این فکر کنید که دو سه سطری که در پیش‌نمایش ایمیل شما در این‌باکس گیرنده ظاهر خواهد شد، چه اثری بر او خواهد گذاشت؟ آیا می‌تواند توجه او را جلب کند؟
۵. هنگام پرسش از مدیر خود، یک راه حل بالقوه نیز به او پیشنهاد دهید
گلی در کتابش آورده است: اگر شما سؤالی از رئیس خود می‌پرسید، یک راه‌حل هم پیشنهاد کنید. به عبارت دیگر گفتن این جمله که «نظرتان در مورد x چیست؟» اشتباه است. اگر می‌خواهید درخواست مرخصی دهید، به او توضیح دهید که این مرخصی کوتاه خواهد بود و اینکه همکارتان کارهای شما را انجام خواهد داد و این مرخصی به شما فرصت استراحت می‌دهد تا بعد از بازگشت با انرژی بیشتری کار خود را پیش ببرید.
۶. اجباری نیست که به ایمیل‌هایی با محتوای درخواست مرتبط با شغل شما، جواب مثبت دهید
فرض کنید شخصی به شما ایمیل زده و از شما درخواست کرده است که او را به فردی که در محیط کارتان می‌شناسید، معرفی کنید. شما مجبور نیستید به خواسته‌ی او تن دهید.
گلی نوشته است که اگر شما واسطه‌ی معرفی شخصی شوید، به این معنی است که او را به‌صورت غیرمستقیم حمایت و تأیید می‌کنید. پس اگر به انجام این کار راغب نیستید، همین را به او بگویید. برای مثال: خیلی دوست داشتم که شما را به او معرفی کنم، اما رابطه‌ی من با ایشان تقریبا جدید است، بنابراین در حال حاضر مناسب نیست که شخصی را به او معرفی کنم.
۷.حتما بعد از اینکه کسی در حوزه‌ی شغلی‌تان لطفی در حق شما کرد، به او یک ایمیل تشکر مختصر بفرستید
گلی می‌گوید:
دانستن اینکه می‌توانید به کسی کمک کنید، باعث می‌شود در درون شما حس خوشایند و زیبایی ایجاد شود. همین موضوع باعث می‌شود که افراد به یکدیگر کمک کنند.
در این جا به نمونه‌ای از این ایمیل‌ها نگاهی می‌اندازیم:
سلام مارک؛ ما فید‌بک‌های مثبت زیادی از وب‌سایت واکنش‌گرایی که برای ما طراحی کردی، دریافت کرده‌ایم. ترافیک وب‌سایت ۵۰ درصد رشد کرده است. ممنون بابت همه‌ی زحماتی که برای ما و برای پروژه کشیدی.
۸. با نوشتن عنوان ایمیل در یک سطر، به دیگران بفهمانید که ایمیل چگونه می‌تواند به آن‌ها کمک کند
گلی در این مورد نوشته است:
همیشه وقتی از کسی چیزی می‌خواهید، آن را در قالبی بیان کنید که برای او باارزش است، نه در قالبی که خودتان می‌خواهید.
از خودتان بپرسید چگونه می‌توانم پا در کفش آن‌ها کنم؟ چه پیشنهاد باارزشی می‌تواند باعث جلب توجه آن‌ها شود؟ یک نکته که باید به یاد داشته باشید این است که هیچ‌گاه به‌طور کامل از حروف بزرگ در عنوان ایمیل استفاده نکنید.