استرس در فضای کاری عادی است، اما اگر با وجود استرس در کار، سلامت روانی کارکنان حفظ شود، احتمالا آن‌ها انرژی و انگیزه‌ی بیشتری برای انجام کار خواهند داشت. اما همه‌ی کارکنان قطعا نمی‌توانند استرس خود را در جهت مثبت مدیریت کنند و همین امر باعث می‌شود تا میزان کارایی آن‌ها کاهش یابد.
امروزه بسیاری از کارفرمایان به‌صورت ناخواسته، به‌سختی استرس کارمندان خود را مدیریت می‌کنند. یکی از این دلایل این است که کارفرمایان اجازه می‌دهند عوامل حواس‌پرتی زیادی در محیط کار وجود داشته باشد یا حجم کار زیادی به کارکنان خود تحمیل می‌کنند. به همین دلیل، هرروز شاهد این هستیم که شرکت‌های مختلف، سرمایه‌گذاری بیشتری روی برنامه‌های افزایش سلامت کارکنان و کاهش استرس فضای کاری انجام می‌دهند.
نظرسنجی سال ۲۰۱۶ در مورد سلامت کارمندان در کسب‌وکارها از Virgin Pulse، نشان داد یکی از برنامه‌های اصلی که احتمالا در چند سال آینده توسط کارفرمایان به کار گرفته خواهد شد، مدیریت استرس است. برای غلبه بر این مشکل کارفرمایان می‌توانند اهداف مرتبط با سلامت را برای کارکنان خود در نظر بگیرند و درنتیجه کارمندان خواهند توانست استرس خود را مدیریت و بیشتر روی کارایی‌شان تمرکز کنند.
در ادامه به سه روش تعیین اهداف سلامت روانی به‌منظور تشویق کارکنان به مدیریت استرس و افزایش کارایی اشاره میکنیم:
۱- ایجاد یک محیط سازنده
هنگامی‌که کارمندان احساس کنند عملکرد آن‌ها مناسب نیست، در انجام وظایف محوله ناتوان خواهند بود. محیط کار اساسا تأثیر بسیار مهمی بر عملکرد کارکنان هر سازمانی دارد.
بر اساس نتایج مطالعه‌ای که در مورد ۱۰,۵۰۰ نفر از کارمندان در اروپا، آمریکای شمالی و آسیا انجام و در نوامبر ۲۰۱۴ منتشر شده است، حواس آن‌ها هر ۱۱ دقیقه از کارشان پرت می‌شود. مهم‌تر این‌که برای بازگشت تمرکز روی انجام کارها نیاز به ۲۳ دقیقه زمان است.
بنابراین محیط کار را به نحوی باید طراحی کرد که منجر به افزایش بهره‌وری شود و حواس‌پرتی به حداقل میزان ممکن برسد. اگر در محل کار عواملی وجود داشته باشد که باعث حواس‌پرتی کارمندان شود، میزان استرس نیز افزایش خواهد یافت. موارد مختلفی که در محیط‌های کار، سد راه عملکرد بهتر کارمندان می‌شوند؛ باعث ایجاد مشکلاتی در سلامت این افراد نیز خواهند شد.
بر اساس نتایج مطالعه‌ی انجام‌شده توسط Workspace؛ ۹۵ درصد از افراد شرکت‌کننده در نظرسنجی اعلام کرده‌اند کار کردن به‌صورت خصوصی برای آن‌ها اهمیت دارد و ۴۱ درصد اعلام کرده‌اند که می‌توانند کار بیشتری انجام دهند. همچنین بر اساس این مطالعه مشخص شده است ۳۱ درصد از این افراد به‌منظور تکمیل وظایف خود حتما باید از محل کارشان خارج شوند؛ اما راه‌حل چیست؟ باید کارمندان را به ابزاری تجهیز کرد که به آن‌ها احتیاج دارند. به‌عنوان مثال ایجاد اتاق کنفرانس و فضاهای باز به‌منظور تعامل کارکنان با یکدیگر و نیز ایجاد مکان‌های شخصی برای افرادی که نیاز به استراحت دارند.
یکی دیگر از مشکلات فضای کار، وجود تعداد زیاد اطلاع‌رسانی‌های ایمیل، تماس‌های صوتی، پیام‌های کوتاه و ... است. تمام این نوتیفیکیشن‌ها می‌توانند در سلامت کاری افراد تأثیر منفی بگذارند و تمرکز را کاهش دهند. نتایج مطالعه‌ای که در آوریل ۲۰۱۵ توسط مجله سلامت بهداشت کاری منتشر شد، نشان داد اکثر افراد سعی دارند هر چه سریع‌تر به ایمیل‌ها، پیام‌ها و ... پاسخ دهند. در این مطالعه ۳۰۳ نفر مورد بررسی قرار گرفتند و در این بین کسانی که تمایل بیشتری به پاسخ‌گویی سریع‌تر به نوتیفیکیشن‌ها داشتند، در انجام وظایف خود با مشکلاتی مواجه بودند.
یکی از روش‌های جلوگیری از بروز مشکل، این است که کارمندان تشویق شوند هنگام کار و مواقعی که نیاز به تمرکز دارند، نوتیفیکیشن‌های خود را در حالت غیرفعال قرار دهند. علاوه بر این تشویق کارکنان برای شخصی‌سازی محیط کاری شرایط کاری را مناسب‌تر خواهد کرد.
۲- تنظیم اهداف و مدیریت حجم کاری
در مواقعی که حجم کار زیاد باشد، مطمئنا کارمندان احساس فشار بیشتری خواهند داشت و به همین دلیل بهتر است به آن‌ها یک دورنمای کلی از کار ارائه داد. از برنامه‌های مدیریت استعداد به‌منظور تعیین اهداف استفاده کنید. بهره گرفتن از این برنامه به کارمندان نشان خواهد داد که اهداف کاری چگونه ساختاربندی می‌شود و پروژه‌های مختلف چگونه به آن‌ها اختصاص می‌یابد. در این شرایط کارکنان در‌می‌یابند تلاش‌های آن‌ها چگونه و در کجا اثر خواهد داشت.
یک برنامه‌ی کلی از وظایف مورد نظر هر کارمند به او ارائه کنید تا بدین طریق بتواند میزان پیشرفت و فاصله‌ی باقی‌مانده تا دستیابی به هدف نهایی را مشاهده کند. علاوه بر این کارکنان می‌توانند میزان انجام وظایف مختلف را در کل شرکت و هر یک از بخش‌ها مشاهده کنند.
با توجه به آنچه گفته شد؛ کارمندان شما می‌توانند با بهره گرفتن از اولویت‌بندی، حجم کار خود را بهتر مدیریت کنند. در این شرایط افراد روی کارهایی که اهمیت بیشتری دارند، تمرکز بیشتری خواهند داشت و فشار کمتری در انجام کارهای سنگین بر آن‌ها وارد می‌شود.
۳- تشویق به داشتن توازن بیشتر
کارکنانی که تمام وقت کاری خود را پشت میز و مشغول کار با رایانه هستند و در این حال از نوشیدنی‌های انرژی‌زا و قهوه استفاده می‌کنند، در واقع کارایی کمتری دارند. علاوه بر این، برای سلامتی این افراد نیز مشکلاتی به وجود می‌آيد.
به کارمندان خود آموزش دهید چگونه به‌جای کار روی چند وظیفه، بر انجام یک کار تمرکز کنند. انجام چند وظیفه به‌طور هم‌زمان باعث تخلیه‌ی سریع‌تر انرژی می‌شود و میزان دقت افراد را کاهش خواهد داد. انجام چند کار هم‌زمان و جابجایی بین فعالیت‌های مختلف باعث کاهش اثربخشی کارکنان می‌شود و می‌تواند استرس و فشار روحی را افزایش دهد. در عوض اگر هدف افراد، انجام یک کار باشد، تمرکز و کارایی آن‌ها افزایش خواهد یافت.
علاوه بر این، کارمندان باید در بازه‌های زمانی مناسب، کار خود را متوقف کنند و استراحتی کوتاه داشته باشند. استراحت‌های مکرر مزایایی برای کارکنان در بر خواهد داشت. در یکی از گزارش‌های مرتبط با این موضوع اعلام شده است ۵۷ درصد از کارفرمایان و ۶۴ درصد از کارکنان با استراحت‌های کوتاه در حین انجام کار موافق بودند و این مورد را یکی از عوامل افزایش عملکرد خود می‌دانستند.
استراحت و تمرکز مجدد روی انجام کار؛ باعث می‌شود افراد، بیشتر با کار خود درگیر شوند و وظایف محوله را بهتر انجام دهند. در این شرایط، افراد پیشرفت انجام کار خود را بهتر تشخیص خواهند داد.
کارفرمایان می‌توانند با تعیین اهداف سلامت برای کارکنان خود، به مدیریت بهتر استرس آن‌ها کمک کنند. ایجاد چنین اهدافی سلامت جسمانی کارمندان را افزایش می‌دهد و در عملکرد کلی آن‌ها تأثیر مثبتی دارد.