ممکن است شما فردی برون‌گرا یا درون‌گرا باشید (یا جایی در میان این دو). مهم نیست که از نظر شخصیتی در چه بخشی قرار می‌گیرید، زیرا همواره ممکن است شروع برخی گفتگو‌ها، دشوار باشد. زیاد فکر کردن در این مورد، معمولاً سودمند نیست اما نداشتن نقشه یا تفکراتی در ارتباط با موضوعات مکالمه، بدون در نظر گرفتن شخص مقابل نیز، در بازی ارتباطات، مفید نیست. اگر تا‌کنون راه خود را برای انجام ندادن گفتگویی کج کرده‌اید، در صحبت‌های خود خرابکاری کرده‌اید یا باز هم به دلیل نداشتن موضوع قابل بحث، در رابطه با وضعیت هوا صحبت کرده‌اید، دستورالعمل‌هایی که در این مقاله وجود دارد، ممکن است به شما کمک کند.
اگرچه دستورالعمل، کلمه ترسناکی است، به شما قول می‌دهیم که برای انجام آن‌ها نیاز نیست که نابغه‌ی حرف‌های کوتاه، جذاب‌ترین انسان دنیا یا حتی انسانی اجتماعی باشید.
بنابراین نصیحت‌های مربوط به شرایط مختلفی که ممکن است در آن‌ها قرار بگیرید را بخوانید، بدون در نظر گرفتن اینکه، این رویداد‌ها در دفتر کار از طریق شبکه یا در ساعت استراحت کمپانی شما، اتفاق می‌افتد. در تمام موارد، در نهایت این شما هستید که باید ابتکار به خرج بدهید، زیرا برقرار کردن ساده‌ی ارتباط، نیمی از راه است.
۱- ارتباط با موسس یا مدیر کل
شما: سلام. هفته شما چطور می‌گذرد؟
مدیر کل: بد نیست. مشغول هستم. شما چطور؟
شما: خیلی خوب. خوشحال هستم که روی (هر پروژه‌ای که برای شما مهم‌تر است) کار می‌کنم.
در این سناریو، شما به شخص مدیر عامل، امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات را داده‌اید. جملات پایانی شما می‌تواند باعث شود که مدیر عامل، با اشتیاق صحبت کند ( در این مورد، با دقت به حرف‌های او گوش دهید و در پایان تفکر کرده و سوالی بپرسید) یا اینکه او مودبانه از شما در رابطه با هفته کاری، سوال می‌پرسد. مو‌شکافانه به این سوال فکر کنید و جواب مناسبی بدهید. به گزینه‌ای که در حال کار روی آن هستید و بخش کاری خود اشاره کنید تا سوالی در رابطه با نقش شما در کمپانی، وجود نداشته باشد.
در موسسات بزرگ، مشکلی نیست که به موسس یا مدیر عامل، راهنمایی کنید که در کدام بخش کار می‌کنید، که این موضوع، من را به نکته بعدی می‌رساند. اگر فکر می‌کنید که او، نام شما را نمی‌داند، حالا زمان آن است که دست خود را دراز کرده و بگویید: مطمئن نیستم که ما به صورت رسمی ملاقات کرده باشیم. من (نام شما) هستم.
۲- ارتباط با کارمند جدید
شما: سلام. شما (این هفته، شنبه گذشته) شروع به کار کرده‌اید؟ من (نام شما) هستم و در گروه (X) کار می‌کنم. آیا مستقر شده‌اید؟ تا کنون به (کافی شاپ معروف نزدیک محل کار) رفته‌اید؟
کارمند جدید: ممنون. چیز‌های زیادی هست که باید یاد بگیرم، اما واقعاً از کارم لذت می‌برم. چه مدت اینجا کار کرده‌اید؟
شما: من از (زمان شروع به کار شما) مشغول کار شدم و نمی‌توانم باور کنم که (خاطره‌ای از محل کار خود بیان کنید).
هدف شما، شروع گفتگو و آسودگی خاطر کارمند جدید است. قطعا شما می‌توانید از ارتباط چشمی اجتناب کنید و فقط در آشپزخانه، قهوه خود را بنوشید و فقط یک سلام ساده بدهید اما شما می‌توانید بهتر از این، عمل کنید و این بسیار خوب است که با همکاران خود، رابطه خوبی داشته باشید.
به یاد داشته باشید که این ساده نیست که کارمند جدید بخش باشید. اگر برای کمپانی و شغل خود ارزش قائل هستید، باید از رشد و فرهنگ آن نیز، قدر‌دانی کنید و این یعنی، از ارتباط با اشخاص جدید شانه خالی نکنید، به این امید که همکاران شما، او را معرفی کنند.
۳- ارتباط با همکاری که برای همیشه در شرکت بوده است (برای شما تهدید‌آمیز است)
شما: سلام، من به دنبال پیشنهادات برای مکان صرف نهار در این هفته هستم. من این اطراف را خوب نمی‌شناسم، اما فکر کردم چون شما همه چیز را در مورد این مکان می‌دانید، ممکن است پیشنهاداتی داشته باشید.
همکار شما: به دنبال چه نوع مکانی هستید؟
این مکالمه، در‌های زیادی را برای ادامه گفتگو، باز می‌کند. در این مورد نیز، ممکن است شما نیاز به صحبت با شخص مقابل نداشته باشید اما اگر از ارتباط با همکار خود ترس دارید، گذشتن از این تهدید، دلیل مناسبی است که صحبتی به جز (سلام، حال شما چطور است؟) را انجام دهید.
غیر معقول نیست که موضوع کاری را پیش بکشید اما احتمالاً ساده‌تر است که در رابطه با کار‌هایی که او انجام می‌دهد و اینکه روی چه چیزی کار می‌کند، اطلاعاتی کسب کنید. صحبت در رابطه با تجربه او (در اینجا شناختن مکان کار) راه هوشمندانه‌ای برای شروع است. ممکن است که او واقعا شخص خوبی باشد و فکر شما، درست نباشد اما فقط یک راه برای فهمیدن آن وجود دارد و آن هم شروع شجاعانه گفتگو است.
۴- ارتباط با تنظیم کننده رویداد‌ها
شما: این فضا عالی است. برای تنظیم آن، از شما تشکر می‌کنم. آیا باز هم از این کار‌ها انجام می‌دهید؟
تنظیم‌کننده: من این کار را می‌کنم چون در دفتر کار من ...
شنیده‌اید که اکثر مردم دوست دارند در مورد خود صحبت کنند؟ به واقعی بودن این ویژگی، باور داشته باشید و از آن سود ببرید. این راهکار مناسبی است اگر شخصی را ملاقات کرده‌اید و نمی‌دانید که چه بگویید و نگرانید که موضوع مناسبی برای صحبت پیدا نکنید.
معمولاً سپردن گفتگو به تنظیم کننده رویداد‌ها، مشکلی ایجاد نخواهد کرد و همچنین اگر شخص مقابل را مشغول به صحبت در رابطه با خود کنید، می‌توانید در میان این صحبت‌ها، چیز‌هایی را اضافه کنید و تأثیر مناسبی روی آن شخص، داشته باشید.
۵- ارتباط با اشخاص VIP (اشخاص بسیار مهم – Very Important Person)
شما: سلام. من (نام شما) هستم. می‌دانم که احتمالاً مشغول کاری هستید اما نمی‌خواستم که بعداً حسرت نیامدن نزد شما و معرفی خود را بخورم. برنامه‌ای که ساخته‌اید، بسیار هوشمندانه است.
ممکن است بیش از یک تشکر ساده از شخص بسیار مهم، دریافت نکنید و اگر این اتفاق افتاد، ناراحت نشوید. اما تعریف کردن معمولاً باعث شروع یک گفتگو می‌شود و اگر واقعا صحبت خوبی در ارتباط با کمپانی، برنامه یا تولید آن شخص دارید، بهتر است آن را بیان کنید و ببینید که چه خواهد شد.
۶- ارتباط با رئیس قبلی
شما: خوشحالم که شما را می‌بینم. شرایط در (نام کمپانی) چگونه است؟ شنیده‌ام که آن‌ها در حال توسعه (نام بخش یا تولید) هستند. باید هیجان‌زده باشید که رهبری آن را بر عهده دارید.
رئیس قبلی: در حقیقت من هیجان‌زده هستم. آن‌جا بسیار بی‌نظم بود اما مشغول‌بودن، سرگرم‌کننده است و خوشحالم که می‌توانم روی موضوعی، تمرکز کنم.
مهم نیست که قبلاً چه ارتباطی داشته‌اید، شما نباید مدیر قبلی خود را نا‌دیده بگیرید. با شوخی و صحبت با او، شما شخصیت و کلاس خود را نشان داده‌اید. این اولین موقعیتی نیست که مجبور به صحبت با فردی می‌شوید که علاقه‌ای به او ندارید، اما همانطور که شنیده‌اید، تمرین باعث بی‌نقص شدن می‌شود.
حتی اگر مدیر قبلی شما، حس خوبی از جدایی نداشته باشد، کار سختی برای رد کردن خوبی شما خواهد داشت.
۷- ارتباط با فردی از بخش کاری شما که چیزی راجع به او نمی‌دانید
شما: کار چطور می‌گذرد؟ مشغول انجام پروژه هستید؟
شخص مقابل: مشغول‌تر از همیشه هستم اما ما در حال انجام ( اسامی ابتکارات بزرگی که بر روی آن تمرکز دارند) هستیم.
شما: جالب است. در رابطه با نحوه اثر آن روی تیم شما، فکر نکرده بودم. دقیقاً روی چه چیزی کار می‌کنید؟
با مبهم بودن در شروع گفتگو، در حقیقت اجازه می‌دهید که شخص مقابل متوجه شود که چیز زیادی در رابطه با او نمی‌دانید (نگران نباشید، احتمالاً او نیز اطلاعات زیادی در ارتباط با شما ندارد) اما شما تلاش می‌کنید که او را مشغول صحبت در رابطه با کار او یا تیم او کنید.
اگر او، شخص پر‌حرفی باشد، ممکن است اطلاعات دقیقی در رابطه با نقش و پروژه کاری خود به شما بدهد و شما اطلاعاتی برای صحبت‌های بعدی، خواهید داشت. اگر او کم‌حرف باشد، می‌توانید در رابطه با کار بخش خود، صحبت کنید.
۸- ارتباط با رئیس در رابطه با دیگر علایق
شما: خیلی خوشحالم که توانستید به مراسم امشب بیایید. ملاقات با افرادی که چیز‌های زیادی در رابطه با آن‌ها شنیده‌ایم، جالب و سرگرم‌کننده است. دوستان گفته‌اند که هر دوی شما به آشپزی با یکدیگر علاقه‌مند هستید. بهترین چیزی که تا کنون درست کردید، چه بوده است؟
رئیس: انتخاب سختی است. احتمالاً بهترین غذای من، مرغ است.
این شروع بر اساس این است که شما خاطره یا اطلاعاتی در ارتباط با دیگر علایق رئیس خود دارید. اگر هیچ چیزی به خاطر ندارید، می‌توانید به صورت پیش‌فرض از کارهای روزمره بپرسید. مثلاً «این هفته چه اتفاق جالبی برای شما افتاده است؟»
نیازی نیست با همسر رئیس خود، زیاد ارتباط برقرار کنید و صمیمیتی را که وجود ندارد، احساس کنید، همچنین نمی‌خواهید که او احساس کند که جزو مهمان‌ها نیست. همانطور که نمی‌خواهید توسط همکار دور خود، تهدید شوید، دلتان نمی‌خواهد که عصبی رفتار کنید. اگر رابطه کاری شما و سوپر وایزرتان خوب است، ارتباط با رئیس می‌تواند آن را بهتر کند.
۹- ارتباط با کار ورز
شما: آخر هفته شما چطور بود؟ آیا در حال حاضر چیز جالبی را مطالعه یا مشاهده می‌کنید؟
کار ورز: خوب بود. در حقیقت من برنامه هر دو شبکه نت‌فلیکس و NBC را می‌بینم. آیا شما هم آن‌ها را مشاهده می‌کنید؟
شما: در رابطه با سری برنامه‌های نت‌فلیکس تعریف‌های زیادی شنیده‌ام اما هنوز تماشای آن را شروع نکرده‌ام. من هم مانند شما، سری NBC را نگاه می‌کنم و عاشق بازی آن مردی هستم که نقش پدر را دارد.
زمانی که صحبتی را در رابطه با تفریحات (تلویزیون، کتاب یا سینما) شروع می‌کنید، بعید است که برای ادامه دادن آن، با مشکل روبرو شوید. تنها در صورتی که کار ورز متوجه کارکرد افراد خود نباشد، شما وارد صحبت در ارتباط با موضوعی می‌شوید که علاقه متقابلی وجود ندارد. در غیر اینصورت یا جذابیت مشترکی را در این بحث پیدا می‌کنید و حتی در برخی موارد مغایرت در علایق نیز سودمند است. برای ادامه گفتگو هیچ چیزی بهتر از یک مناظره و بحث نیست.
سناریو‌هایی که در این جا آورده شده، فقط بر اساس حدس و گمان است. تقریباً غیر‌ممکن است که بتوان عکس‌العمل طرف مقابل را در این گفتگو‌ها پیش‌بینی کرد. اما این مهم نیست. اگر شما در شروع کردن گفتگو استاد شوید، در اکثر موارد، در ادامه‌ی گفتگو نیز موفق خواهید بود. خودتان باشید، صمیمانه رفتار کنید و قبول کنید که شروع و ادامه یک گفتگوی دلنشین برای اکثر افراد، نیازمند تلاش‌های گوناگونی است.
نظر شما در رابطه با این مقاله چیست؟ آیا راه‌حل‌های فوق، در محیط کار شما کار‌آمد است؟ روش‌های دیگری را برای شروع مکالمه با همکاران خود، می‌دانید؟ آن‌ها را با ما در میان بگذارید.