مشکلاتی که بهره‌ وری ما را کاهش می‌دهند

چطور می‌توانید کارآیی خود را بهبود دهید؟ پاسخ واضح است؛ هدفی تعیین کنید، طرحی برای آن در نظر بگیرید و آن را عملی کنید. البته همه‌ی ما می‌دانیم که این ایده‌ی خوبی است اما به همان اندازه مطمئن هستیم که در مورد ما چیزی را عوض نخواهد کرد! مانند وقتی که بوکسوری را در رینگ مبارزه می‌بینیم و از دور تشویقش می‌کنیم تا حریف را ناک‌اوت کند.

اجازه دهید سوال را طور دیگری مطرح کنیم: چه عواملی باعث می‌شود که تلاش مفید نداشته باشید؟ شاید با پاسخ به این سوال بتوانیم مشکلات را شناسایی کرده و به دستاوردهای بهتری برسیم.

در مجموع ۵ مشکل وجود دارد که می‌تواند مانع پیشبرد فعالیت‌های ما شود که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم داشت.

مشکل ۱: نداشتن اولویت‌بندی

گاهی اوقات کارهای زیادی انجام می‌دهید، اما در واقع کار خاصی انجام نداده‌اید.

"من وقت ندارم" دروغی است که اکثر ما به آن عادت کرده‌ایم. همه‌ی ما ۲۴ ساعت در روز زمان داریم. پس به جای "وقت ندارم" باید بگوییم: "این کار در اولویت من نیست."

در اینجا لازم است که کمی واقع‌گرایانه یا حتی بدبینانه به موضوع نگاه کنیم. این سوال را از خود بپرسید که آیا تمام کارهای لیست وظایف خود را انجام می‌دهید؟ طبیعتا پاسخ منفی است. از این رو می‌توان گفت اکثر مواقع، بعضی کارها از قلم می‌افتند. واقعیتی که بهتر است آن را قبل از هر چیز بپذیریم.

پس بهتر است سوال خود را این گونه مطرح کنیم: "انجام کدام کارها اهمیت دارد؟" قانون ۸۰/۲۰ را همه شنیده‌ایم که می‌گوید ۸۰ درصد نتایج کارهای ما مربوط به ۲۰ درصد فعالیت‌هایی که انجام می‌دهیم هستند. پس چنانچه بتوانیم این ۲۰ درصد را به بهترین روش ممکن انجام دهیم، تحولات فوق‌العاده‌ای در برنامه‌های خود ایجاد خواهیم کرد.

و اینجا است که تعلل کردن می‌تواند کارگشا باشد. "پاول گراهام" در این خصوص می‌گوید: سه نوع تعلل در انجام کارها وجود دارد: در نوع اول می‌توانید انرژی خود را مطوف به انجام کاری کنید که هیچ اهمیتی دارد. در نوع دوم کار مورد نظر اهمیت کمی دارد و در نوع سوم از اهمیت بالایی برخوردار است. تعلل نوع سوم بهترین حالت به تعویق انداختن است. فیلم "پرفسور حواس‌پرت" (absent-minded professor) درباره‌ی استاد دانشگاهی است که کارهای روزانه‌ی خود مانند اصلاح صورت، خوردن غذا و حتی مقصدی که می‌رود را فراموش می‌کند چرا که ذهنش معطوف سوالات جالبی است. از این رو توجهی به دنیای روزمره ندارد و تمام حواسش را روی کار خود متمرکز می‌کند. این حالت مثالی از تعلل نوع سوم است که در آن افراد با به تعویق انداختن کارهای جزئی روی مسائل مهم‌تر دقیق می‌شوند.

البته در اینجا بحث با‌اهمیت و بی‌اهمیت مطرح نیست. بلکه اهمیت، یک معنای نسبی دارد. آیا کار X مهم‌ترین کاری است که باید انجام دهید؟

حال این پرسش پیش می‌آید که چطور این راهکار را پیاده‌سازی کنید. پرفسور "کال نیوپورت" از دانشگاه جورج تاون واشنگتن راه حل هوشمندانه‌ای را پیشنهاد می‌دهد؛ فرض کنید قرار است ساعت ۵:۳۰ (یا هر ساعت دیگری) به منزل بروید. پس باید طوری برنامه‌ریزی کنید که تمام کارهای شما در این بازه‌ی زمانی انجام شود.

چرا که با محدود کردن زمان خود، دیگر نمی‌توانید خوش‌بین باشید و بهتر می‌توانید اولویت‌های خود را تعیین کنید.

مشکل ۲: نبود فضای مناسب

نتایج تحقیقات نشان داده است که کار کردن در محیط‌های باز اداری که هیچ گونه پارتیشن‌بندی در آن وجود ندارد، فاجعه است و میزان کارآیی در این گونه فضاهای کاری به حداقل می‌رسد. دلیلش هم واضح است؛ حواس پرتی کارکنان. تحقیقات صورت گرفته در مورد برنامه‌نویسان کامپیوتر، نشان داده است که کارآمدترین اعضای این گروه در یک نکته وجه اشتراک داشته‌اند که ارتباطی به میزان هوش آن‌ها هم نداشته است. بلکه کارفرمایان آن‌ها محیط کاری را طوری مهیا کرده بودند که از عوامل پرت‌کننده‌ی حواس، خبری نباشد.

از این رو سعی کنید که عوامل بر هم زننده‌ی تمرکز در محیط کار را از خود دور کنید. حتی اگر امکانش وجود دارد محلی دنج در محیط کار خود برای مخفی شدن پیدا کنید. از اتاق کنفرانس یا هر فضای دیگری که امکان مزاحمت بقیه وجود ندارد بهره بگیرید.

شاید در وهله‌ی اول این پیشنهاد شوخی به نظر برسد. در صورتی که چنین نیست. پرفسور "سون کارلسون" مطالعاتی روی مدیران عامل چند شرکت انجام داد. نتایج تحقیقات نشان داد که هیچ کدام از این مدیران طولانی‌تر از ۲۰ دقیقه نتوانستند کار خود را بدون وقفه و عامل بازدارنده انجام دهند.

از این رو به آن‌ها پیشنهاد شد که قبل از آمدن به شرکت، ۹۰ دقیقه از کار خود را در منزل انجام دهند. چرا که فقط در محیط خانه شانس افزایش تمرکز وجود داشت.

 با این حال نبود تمرکز همه‌ی ماجرا نیست. همیشه نبود عوامل منفی باعث پیشرفت کارآیی و افزایش بهره‌وری نمی‌شود. یک سری عادات بی‌فایده وجود دارد که باید از آن‌ها دوری کرد.

مشکل ۳- عادت‌های بد

فرض کنید روز کاری شما شروع شده است و با انگیزه‌ی بالا می‌روید که پشت میز خود بنشینید تا روی پروژه‌ی کاری خود مشغول شوید. قبل از شروع کار بنا به عادت همیشه سری به ایمیل‌ها می‌زنید و شروع به گلچین کردن آن‌ها در اینباکس شلوغ خود می‌کنید. فیسبوک و تلگرام هم که به قوت خود باقی هستند.

خیلی مواقع پیش می‌آید که عادت‌ها افسار ذهن را به دست می‌گیرند و اجازه نمی‌دهند که هدف اصلی خود را دنبال کنید.

ریشه‌ی این مشکل در کجا است؟ مغز شما! "الکس کرب" عصب‌شناس دانشگاه کالیفرنیا (UCLA) در این خصوص می‌گوید: «عملکرد ماده‌ی خاکستری مغز پیچیده است.»

وقتی تصمیم می‌گیرید که بین انجام چند کار یکی را انتخاب کنید، سه بخش از مغز شما درگیر این انتخاب می‌شوند. لزومی‌ ندارد که نام این بخش‌ها را حفظ کنید اما خوب است که با کارکرد و نحوه‌ی رای‌دهی آن‌ها آشنا شوید.

• · قشر جلویی مغز : تنها بخشی که در مورد اهداف بلند مدت فکر می‌کند. برای مثال: "این گزارش کار باید آماده شود."
•  درسال استریاتوم: این بخش از مغز به کاری رای می‌دهد که در گذشته انجام داده‌اید. برای مثال: "قبل از شروع کار ایمیل، فیسبوک و اینستاگرام خود را چک کنیم."
• هسته آکومبنس: این قسمت، بخش بازیگوش مغز است و معمولا هم پیامش این است: "ایمیل، فیسبوک و اینستاگرام جالب و جذاب هستند. کار که مزخرف است!"

حالا می‌توانید حدس بزنید که نتیجه‌ی نهایی چه می‌شود؟

با این حال چنانچه تلاش و اراده به خرج دهید، می‌توانید کمک کنید که قشر جلویی مغز پیروز این میدان شود و توجه و متمرکز شما صرف کار شود. با تکرار و تمرین، عبارتی این چنین را جایگزین پیام‌های قبلی در درسال استریاتوم مغز خود کنید: "معمولا به سرعت به سراغ تهیه‌ی گزارش کار می‌روم."

قبل از هر چیز لازم است که عادت‌های بد خود را بشناسید. در قدم بعدی نقشه‌ای طراحی کنید که مسیر شما را برای انجام عادت‌های بد سخت کند.

تحقیقات انجام شده توسط "برایان وانزینک"، استاد دانشگاه کرنل نشان داده است سخت کردن فرآیند تهیه‌ی غذا باعث کاهش وزن و کمتر خوردن افراد می‌شود."شان ایچور" کارشناس شادی دانشگاه‌ هاروارد با اشاره به نتایج این پژوهش "قانون ۲۰ ثانیه" را مطرح می‌کند. برای مثال شان در این خصوص می‌گوید:

چنانچه بیش از حد تلویزیون تماشا می‌کنید، باتری‌های کنترل را برداشته و دوباره سر جای خود بگذارید. همین ایجاد تاخیر ۲۰ ثانیه‌ای باعث می‌شود که تعداد دفعات تماشای تلویزیون کاهش پیدا کند.

قرار نیست مسیر را برای ادامه‌ی عادت‌های بد خود هموار کنیم. چرا که این عادت‌های ناسالم می‌توانند ساعت‌ها زمان مفید را از ما بگیرند. پس لازم است که برای انجام آن‌ها کمی ‌به خود سخت بگیریم.

نتایج یک بررسی نشان داده است که با افزایش میزان ساعت کار مدیران عامل در هند، فروش این شرکت‌ها افزایش پیدا کرده است. اما وقتی عمیق‌تر به موضوع نگاه کنید خواهید دید که افزایش میزان فروش حاصل افزایش فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده است.

در اینجا برنامه‌ریزی اهمیت زیادی دارد. چرا که وقت مدیران عامل شرکت‌ها بسیار منبع ارزشمندی محسوب می‌شود و چنانچه صرف موارد بااهمیت شود تاثیرات قابل توجهی در روند پیشرفت شرکت خواهد گذاشت.

مشکل ۴: نبود احساس خطر

گاهی اوقات مشکل هدف‌گذاری‌های بلند مدت همین مسئله است. چون هیچ عامل فشاری وجود ندارد که افراد کار امروز را به فردا و فرداهای بعد واگذار می‌کنند. ماجرای "کاهش وزن" و "مراسم عروسی" را در نظر بگیرید.

تاریخ مراسم عروسی که نزدیک می‌شود بیشتر افراد از یک رژیم غذایی خاص با دقت و سختگیری خاصی پیروی می‌کنند. چرا؟ چون ضرورت و خطر را بهتر حس می‌کنند.

"تیم فریس" در پاسخ به این پرسش که چگونه می‌توان مهارتی را به سرعت یاد گرفت، می‌گوید: در صورت تمرین نکردن، تنبیه و مجازاتی برای خود در نظر بگیرید.

تیم در ادامه می‌گوید: ایجاد احساس خطر مهم‌ترین بخش قضیه است. در اینجا منظور از خطر، در نظر گرفتن عواقب است. این پاداش‌ها و تنبیه‌ها کمک می‌کند که در مسیر انجام هدف خود قرار بگیرید و نوعی انگیزه برای ترک نکردن کار ایجاد می‌کند.

نتایج یافته‌های پژوهشگران نشان داده است که درک منافع شخصی می‌تواند نوعی احساس خطر به وجود آورد که همین عامل میزان تعهد کاری را افزایش می‌دهد. به طوری که می‌توان گفت، انگیزه‌های شخصی ۷۵ درصد مسیر موفقیت ما را می‌سازند.

قرار دادن پاداش برای انجام وظایف کسل کننده و حتی ساده بسیار موثر است. اما در مورد کارهایی که پیچیده‌تر بوده یا نیاز به خلاقیت دارند، چندان کارآمد تلقی نمی‌شوند. "دن پینک" که یکی از نویسندگان آثار پرفروش است در این باره می‌گوید:

پاداش گذاشتن برای کارهای خلاقانه یا پیچیده که افق زمانی بلند مدت دارند، جواب نمی‌دهد. البته نه به این علت که ما پاداش‌ها و تشویق‌ها را دوست نداریم. بلکه برعکس، ما عاشق پاداش‌هایمان هستیم. اما در بعضی زمینه‌ها، پاداش‌ها دید ما را نسبت به موضوع محدود می‌کنند.

بنابراین آگاهی به جای پاداش لازم است که به دنبال عمیق‌تر کردن انگیزه‌هایمان باشیم. برای مثال از خود بپرسید: "چرا انجام این کار برای من مهم است؟"

وقتی "معنا" را در کار خود احساس نکنیم، انگیزه‌ی پیشبرد آن را هم نخواهیم داشت. "نوح گلدشتاین" نویسنده‌ی کتاب "بله! ۵۰ روش معتبر برای ترغیب افراد" می‌گوید:

آدام گرانت، پژوهشگر فعال در زمینه‌ی رفتار سازمانی، در بررسی‌های خود به این نتیجه رسید کارگرانی که معنا و اهمیتی در شغل خود نمی‌بینند، نمی‌توانند توانایی‌های بالقوه‌ی خود را به ثمر برسانند. از این رو گرانت، احساس اهمیت و ارزشمند بودن را عاملی برای ایجاد انگیزه برشمرده است که می‌تواند در سازندگی افراد تاثیر شگرفی داشته باشد.

دن پینک از این نیروی محرکه به نام "هدف" یاد می‌کند و در این خصوص می‌گوید که در حین کار ممکن است این سوالات در ذهن ما ایجاد شوند: " آیا کار من اهمیت دارد؟ اگر امروز این کار را انجام ندهم، اوضاع به هم می‌ریزد؟ آیا واقعا سهمی‌ در به ثمر رساندن این کار دارم؟"

طبیعتا وقتی احساس کنیم که کار ما منجر به دستاورد خواهد شد، کارآیی لازم را از خود نشان خواهیم داد.

البته این مسئله امری کاملا بدیهی و منطقی است. اما این نکته را هم در نظر بگیرید که ما انسان‌ها همیشه هم منطقی فکر نمی‌کنیم. پس چه مشکل دیگری وجود دارد که باعث رکود ما می‌شود؟

مشکل ۵: وضعیت بد خلق و خو

بله! درست است. خلق و خو نقش مهمی در این مورد ایفا می‌کند. تحقیقات نشان داده است که خیلی مواقع تنبلی ما به این دلیل است که احساس جالبی نسبت به کار خود نداریم. در حقیقت، خلق و خوی صبحگاهی شما می‌تواند بر کارآیی شما در کل روز تاثیرگذار باشد.

وضعیت روانی هر کارمند تاثیر بارزی بر عملکرد وی و کم و کیف آن خواهد داشت. "استفانی ویلک" استادیار مدیریت و منابع انسانی کالج فیشر در این خصوص می‌گوید: "ما شاهد این موضوع بودیم کارمندانی که روز کاری خود را با روحیه‌ای بد شروع کردند عملکردی رو به افت داشتند."

سوال اینجا است که در این حالت چه باید کرد؟ پاسخ ساده است. کاری کنید که سریع حال‌تان خوب شود!

بررسی‌ها نشان داده است دانش‌آموزانی که قبل از امتحان ریاضی خوشحال بودند نتایج موفق‌تری نسبت به دانش‌آموزان خنثی به دست آوردند. به نظر می‌رسد که مغز ما، بهترین عملکرد خود را در حالتی نشان می‌دهد که خل و خوی ما در وضعیت مطلوبی قرار داشته باشد.

خلاصه و جمع‌بندی

چگونه کارآیی و بازدهی خود را افزایش دهیم؟

•  اولویت‌بندی: اولویت‌بندی را فراموش نکنید. قرار نیست تمام کارها را انجام دهید. قرار است مهم‌ترین‌ها را به پایان برسانید.
• فضای مناسب: عوامل پرت کننده‌ی حواس، شما را سردرگم می‌کنند. یا در محیط کار خود محلی مناسب و مخفی پیدا کنید یا بخشی از کار خود را قبل از رفتن به محل کار در خانه انجام دهید.
• عادت‌ها: از قانون ۲۰ ثانیه برای کنترل عادت‌های بد استفاده کنید.
• احساس خطر: برای انجام کارهای کسالت بار و خسته کننده، پاداش در نظر بگیرید. برای انجام کارهای پیچیده به دنبال یافتن معنا و هدف باشید.
• خلق و خو: خلق و خوی خود را مدیریت کنید. این مسئله در صبحگاه اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.