۱. زمان‌هایی را به خلق ارزش اختصاص می‌دهند
درصد زیادی از زمان مدیران و صاحبان کسب‌و کار به کارهای اجرایی اختصاص پیدا می‌کند. در بیشتر مواقع مدیران فقط ۵ دقیقه فرصت دارند تا روی پروژه تمرکز کنند و بعد یک ایمیل یا یک تماس حواس فرد را پرت می‌کند، بعد از آن ۱۵ دقیقه وقت باقی می‌ماند تا برای جلسه آماده شوند و در ادامه ملاقات با کارمندان کل روز هر مدیر را پر می‌کند. در این حالت مدیران برای رسیدن به کارهایی مهم‌تر عملا وقت ندارند. بنابراین توصیه می‌شود که با در نظر گرفتن روزانه تنها ۳۰ دقیقه تا ۲ ساعت به کارهایی با ارزش افزوده‌ی بالاتر همچون برنامه‌ریزی، کارهای فکری، خلق و اجرا اختصاص پیدا کند.
۲. شروع روز خود را به کارهایی با ارزش بالا اختصاص می‌دهند
خیلی از افراد عادت دارند که وقتی وارد دفتر خود می‌شوند کامپیوتر را روشن و ایمیل‌های خود را چک کنند. اما این رویه برای افراد موفق متفاوت‌تر طی می‌شود. کارآفرینان موفق به خوبی می‌دادند که اولین ساعت‌های روز خود را باید به کارهایی بپردازند که بازدهی و اثرگذاری بالایی در طول روز و کارهای محتلف داشته باشند. بنابراین به جای اینکه به فکر چک کردن ایمیل باشند و با جواب دادن یک نامه سریعا خوشحال شوند، بلند مدت فکر می‌کنند. حالا فرض کنید تمام روزهای هفته، ماه و سال این افراد چگونه با روزهای ما متفاوت هستند و چطور یک کارآفرین در بلندمدت نتیجه‌ی کار خود را می‌بیند.
۳. تمرکز در کار اهمیت بالایی دارد
اگرچه زمان مهم است اما تمرکز در کار اهمیتی به مراتب بالاتری پیدا می‌کند. مهم‌ترین وجه تمایز یک فرد موفق با افراد دیگر در تمرکز بالای این افراد در حین انجام کار است؛ این افراد به خوبی می‌دانند که در چه زمانی از روز بهره‌وری بالاتری خواهند داشت و سعی می‌کنند در همان زمان به انجام کارهای مهم خود بپردازند. بنابراین به جای آن که زمان خود را صرف کارهایی با ارزش پایین اختصاص دهند به دنبال انجام کارهایی مهم می‌گردند. شما هم باید ساعت‌هایی را در روز به کار کردن با کارایی و تمرکز بالا اختصاص دهید، حتی اگر روزانه تنها یک یا دو ساعت باشد نتیجه‌ی آن در بلند مدت کاملا مشهود خواهد بود.
۴. تعداد کارها اهمیتی ندارد، کیفیت کار مهم است
شروع کار یک کارآفرین معمولا همراه با وظایف سخت و گوناگون همراه است و در همان روزهای اول مجبور هستند تمام وظایف شرکت را به تنهایی انجام دهند. اما این روند با بزرگ‌تر شدن کسب‌و‌کار متوقف و کارها تخصصی می‌شوند، در ادامه نیز کنترل مدیر روی سیستم طراحی شده افزایش پیدا می‌کند. بنابراین مدیر می‌تواند به کارهای با ارزش‌تری وقت خود را صرف و از تعداد وظایف خود کم کند تا کیفیت کارهای خود را بالا ببرد.
۵. فهرستی از کارهایی تشکیل می‌دهند که اهمیت کمتری دارند
در بین فعالیت‌های روزانه حتما کارهایی هستند که اهمیتی به مراتب بالاتر دارند. افراد موفق با شناسایی این فعالیت‌ها سعی در اختصاص بیشترین زمان و تمرکز به آن‌ها هستند، تا به موفقیت در کار نزدیک شوند و روی موفقیت کلی شرکت تاثیر‌گذار باشند. بنابراین می‌توان فهرستی از فعالیت‌های زائد را درست کرد، فعالیت‌هایی که ارزش پایین‌تری را رقم می‌زنند و اختصاص وقت به آن‌ها تاثیر زیادی روی موفقیت نخواهد داشت. اما سرنوشت فعالیت‌های کم تاثیر در انتها چه می‌شود؟ برای تنظیم این فهرست می‌توان از قانون چهار D استفاده کرد.
- حذف کردن (Delete): بعضی فعالیت‌ها ارزش به پایان رسیدن ندارند و باید حذف شوند.
- واگذار کردن (Delegate): بعضی فعالیت‌ها باید به پایان برسند اما دلیلی بر ادامه‌ی آن توسط شما نیست.
- به تعویق انداختن (Defer): بعضی فعالیت‌ها باید توسط شما به پایان برسند ولی زمان آن اهمیتی ندارد.
- طراحی دوباره لیست وظایف (Design them out): می‌توان لیست وظایف روزانه را طوری طراحی کرد که فعالیت‌هایی با ارزش کم‌تر در ابتدای لیست قرار نگیرند.
۶. بین زمان کار و زندگی شخصی تمایز قائل می‌شوند
مهم‌ترین کاری که افراد موفق انجام می‌دهند نزدیک شدن به بهره‌وری بالا در زمان انجام کارهای خود است. بنابراین این افراد طوری برنامه‌ریزی می‌کنند که بهینه‌ترین استفاده را از ساعت‌های روزانه خود ببرند. کار یک زمان شروع و یک زمان پایان مشخصی دارد و با اتمام کار زندگی عادی فرد شروع می‌شود. غالبا این دو زمان نباید با هم تداخلی داشته باشند و مشغول شدن به کار در زمان‌های دیگر نه تنها بهره‌وری را کاهش می‌دهد بلکه منجر به از دست رفتن خلاقیت در ساعت‌های کاری خواهد شد. همه‌ی ما احتیاج به استراحت داریم تا بدن به شرایط عادی خود برگردد. استراحت باعث می‌شود که افکار شما از فعالیت‌های کاری فاصله بگیرد که در بعضی اوقات باعث ایجاد افکار جدیدی در فرد می‌شود.
۷. پیشرفت‌های خود را جشن می‌گیرند
خیلی از مدیران به جای اینکه بر روی راه طی شده تمرکز کنند، مدام به آینده نگاه می‌کنند. بدین ترتیب به جای اینکه پیشرفت‌ها را ببینند، نگران کارهای باقیمانده هستند. با این حال برای افراد موفق پیشرفت، هر چند اندک، اهمیت زیادی دارد. بنابراین بهترین راه برای افزایش انگیزه‌ی فردی و تشویق تیمی جشن گرفتن پیشرفت‌های فردی و گروهی است. با این کار نه تنها یک لحظه‌ی خوب در روز برای تیم خود رقم می‌زنید بلکه مسیر درست را به بقیه نشان خواهید داد تا در آینده بتوانند پیشرفت‌های مشابهی را تجربه کنند.