افراد زیادی هستند که بخش زیادی از زمان کاری خود را هدر می‌دهند. به بیان دیگر آنها نمی‌توانند حداکثر استفاده را از زمان داشته باشند و مدیریت زمان را به خوبی بلد نیستند. روش‌های ساده‌ای وجود دارد که افراد می‌توانند با به کار گرفتن آنها، حداکثر استفاده از زمان کاری خود را داشته باشند و در پایان روز تمامی وظایف کاری خود را به انجام برسانند.
دیوید آلن (David Allen) و مرلین مان (Merlin Mann) دو نویسنده‌ی حرفه‌ای در زمینه‌ی کسب و کار هستند که روش‌های ساده و کوتاهی را برای مدیریت زمان معرفی کرده‌اند. در ادامه با تعدادی از این روش‌ها آشنا می‌شویم:
ایمیل‌ها را کنترل کنید
پاسخ دادن یا رد کردن یک ایمیل نباید زمانی بیشتر از دو دقیقه بگیرد. اعلان‌های دریافت ایمیل را در کامپیوتر و گجت‌های خود غیر فعال کنید. سعی کنید ایمیل‌های کوتاه ارسال کنید و تنها به ایمیل‌های ضروری پاسخ دهید. بهترین کار برای مدیریت این مسئله، اختصاص زمانی جداگانه در روز برای رسیدگی به ایمیل‌ها است. فراموش نکنید که تکنولوژی خدمتکار خوبی است که البته گاهی اوقات می‌تواند به عنوان یک ارباب به شما دستور دهد.
زمان‌های کوتاهی را برای استراحت و تمرکز اختصاص دهید
سعی کنید زمان‌های کوتاهی را در طول روز مشخص کنید و از پشت میز کارتان و فضای کاری کمی دور شوید. در این زمان به استراحت جزئی و تلاش برای کسب تمرکز دوباره بپردازید. نیازی نیست به طور کامل محل کار را ترک کنید. همین که چند قدمی در اتاق کار طی کنید و به مسائل کاری از دید دیگری فکر کنید کافی است. با این کار انرژی طول روز خود را بازیابی می‌کنید.
لیست کارهای روزانه و هفتگی داشته باشید
این مورد توصیه‌ای است که در اکثر مقاله‌های آموزشی کسب و کار می‌خوانیم. به همین دلیل اهمیت آن از همه‌ی روش‌ها بیشتر است. افراد باید لیست‌های روزانه، هفتگی و ماهانه برای وظایف کاری خود داشته باشند و به آنها پایبند باشند. ابزار مورد استفاده برای این کار مهم نیست. تنها نکته‌ی مهم این است که این لیست به راحتی در دسترس و دید شما باشد. سعی کنی در نوشتن وظایف روزانه واقع‌گرا باشید. اگر لیست‌های شما بیش از حد طولانی باشند و نتوانید به آنها عمل کنید، پس از مدتی دل‌سرد می‌شوید.
زمانی را به پرورش خلاقیت اختصاص دهید
در طول روز ساعتی را برای پرورش خلاقیت اختصاص دهید. ارتباطات را قطع کنید و در تنهایی به مسائل و مشکلات مختلف از دیدگاهی خلاقانه نگاه کنید. به دنبال ایده‌ها و روش‌های جدید برای انجام کارها باشید. برای شروع پروژه‌های جدید ایده‌پردازی کنید و سعی کنید ذهن خود را برای پرورش ایده‌های نو آماده کنید.
جلسه‌های غیر ضروری را حذف کنید
همه‌ی افراد می‌دانند که زمان زیادی از طول یک جلسه‌ی کاری، هدر می‌رود. بهتر است تنها در جلساتی شرکت کنید که حتما به آنها نیاز دارید یا مدیر شما به شما دستور شرکت در جلسه را داده است. اگر به عنوان یک مدیر فعالیت می‌کنید، بهتر است زمان‌بندی مناسبی برای برگزاری جلسات داشته باشید. اهداف جلسه را به روشنی بیان کنید و سعی کنید زمان جلسات را تا حد امکان کاهش دهید تا شرکت‌کنندگان نیز برای استفاده‌ی حداکثری از این زمان تلاش کنند.
از چندوظیفگی بپرهیزید
سعی نکنید همه‌ی کارها را با هم انجام دهید. برای افزایش تمرکز باید زمان خاصی را برای هر وظیفه یا پروژه اختصاص دهید. مهارت‌ها و علایق خود را کشف کنید و تنها کارهایی را انجام دهید که با آنها هم‌خوانی دارند.
محل کار را مرتب کنید
جایی که در آن کار می‌کنید، مکانی است که زمان زیادی از روز را در آن سپری می‌کنید. سعی کنید یک نظم کلی برای خود در نظر بگیرید و در انتهای روز زمانی را برای مرتب کردن آن اختصاص دهید. نامرتب بودن میز و محل کار، باعث از بین رفتن تمرکز و افزایش زمان اختصاص داده شده برای هر کار می‌شود.