پرسیدن این ۵ سوال هر مشکلی را حل می‌کند

همه چیز درباره‌ی این شیوه‌ی حل مسئله و بحران‌ از شیوه‌های مدیریتی در شرکت تویوتا آغاز شد، که پس از مدتی در کتاب Smarter Faster Better: The Secrets of Being Productive in Life and Business توسط چارلز دیگ یکی از نویسندگان نیویورک تایمز بازتاب داده شد.

این ایده که به شکل یک سیستم در شرکت تویوتا اجرا شده نام «چراهای پنجگانه» گرفته است و چارلز دیگ، نویسنده‌ی کتاب مرتبط با آن اینطور درباره‌ی آن توضیح می‌دهد:

در سال ۱۹۸۰، تویوتا، تولیدکننده‌ی ژاپنی اتومبیل‌ها، اولین شعبه‌ی خود را در آمریکا تاسیس کرد. این کارخانه با فلسفه خاصی به جلو می‌رفت که Toyota Production System نام گرفت. این سیستم بر این مبنا بود که اگر شما بدانید از چه زاویه‌ای و چگونه به یک مشکل نگاه کنید، هر مشکلی، حتی پیچیده‌ترین آنها، متوجه می‌شوید که همه آنها بر اثر علت‌هایی بسیار ساده به وجود آمده‌اند.

در واقع زاویه‌ی دید مناسب برای حل مشکل هم با پرسیدن تعداد «چرا‌های» مناسب قابل مشاهده خواهد شد. چارلز یکی از مشکلاتی که او و همسرش مدت‌ها با آن دست و پنجه نرم‌ می‌کرده‌اند را مثال می‌زند: چرا آنها هیچگاه نمی‌توانند شام را با فرزندان خود میل کنند؟

پس آن‌ها ۵ سوال «چرایی» پرسیدند:

۱. چرا آن‌ها هیچگانه شام را با فرزندان خود نمی‌خورند؟

دیگ جواب می‌دهد: «به خاطر اینکه من و همسرم اغلب اوقات دیرتر از زمان مورد انتظار به خانه می‌رسیم.»

۲. بسیار خب، چرا آن‌ها انقدر دیر به خانه می‌رسیدند؟

جواب: به این خاطر که برخلاف خواسته‌ی خود برای ترک محل کار، در ساعات پایانی هنوز تعداد زیادی کار برای انجام مانده که باعث می‌شود نخواهند یا نتوانند آنجا را ترک کنند.

۳. چرا آنها در پایان هر روز کاری، آنقدر کار باقی مانده برای انجام دارند؟

جواب: بخاطر اینکه هر روز، قصد دارند سریع و به موقع به سرکار برسند؛ اما با عجله و مضطرب سرکار حاضر می‌شوند و معمولا همان زمان یا یک جلسه یا یک وظیفه‌ی بزرگ را برای انجام دادن پیش‌رو دارند.

۴. چرا آن‌ها هر روز دیر به محل کار می‌رسند؟

جواب: آن‌ها اغلب اوقات امیدوارند تا کار‌ها را سر وقت انجام دهند؛ اما به دلیل آماده کردن بچه‌ها برای رفتن به مدرسه، معمولا ۲۰ دقیقه زمان بیشتری طول می‌کشد. 

۵. در نهایت، چرا آماده کردن بچه‌ها برای مدرسه انقدر طول می‌کشد؟

جواب: دلیل اصلی آن پیدا کردن لباس بچه‌ها و پوشاندن آن‌هاست که وقت‌گیر است.

همه‌ی نقاطی که لازم بود تا ریشه‌ی مشکلی حل شود، با پرسیدن این ۵ سوال به راحتی قابل تشخیص شدند. شاید در ابتدای کار، ابدا شام نخوردن همراه با فرزندان هیچ ارتباطی با وقت‌گیر بودن و بی‌نظمی در قرارگیری لباس‌های بچه‌ها نداشت، اما با پرسش و جواب به این «۵ چرا» مشخص شد که دیرآمدن دیگ و همسرش از سرکار یک راه حل بسیار ساده دارد.

حالا با منظم کردن شبانه‌ی لباس بچه‌ها و قبل از خواب شبانه، فردای آن روز، دیگ و همسرش می‌توانند وقت کمتری برای آماده کردن بچه‌ها برای مدرسه در نظر بگیرند، سر موقع به محل کار برسند و در نتیجه سروقت هم برای صرف شام و استراحت به خانه برگردند.

البته که حل کردن برخی مسائل، بسیار سخت‌تر از این مشکل مطرح شده است، اما نظریه‌ی «چراهای پنجگانه» می‌تواند در بسیاری از مشکلات همچنان کمک‌کننده باشد.

مثال دیگری که می‌توان مطرح کرد: اگر هر روز دیر به سرکار می‌رسید، چنین سوال‌هایی از خود بپرسید:

۱. چرا هر روز دیرتر به سر کار می‌رسم؟

جواب: چون از خواب بلند شدن صبحگاهی کار بسیار سختی است.

۲. چرا بلند شدن صبحگاهی برایم سخت است؟

جواب: چون ترجیح می‌دهم خواب باشم تا اینکه به سر کار بروم.

۳. چرا رفتن به سرکار را دوست ندارم؟

جواب: چون کاری که انجام می‌دهم، واقعا از همه مهارت‌های ارزشمند من و چیز‌هایی که من از آن‌ها لذت می‌برم، استفاده نمی‌کند.

۴. چرا به سرکاری می‌روید که نیازمند بهترین مهارت‌های شما نیست؟

جواب: به این خاطر که تاکنون سال‌ها مطالعه و تحصیلات دانشگاهی و مدرسه را برای رسیدن به آن گذرانده‌ام (با اینکه زیاد آنها را دوست نداشتم.)

۵. چرا همچنان به سال‌های گذشته اهمیت می‌دهی، در صورتی که نمی‌خواهی در آن زمینه فعالیت داشته باشی؟

جواب: به این خاطر که از اعتراف به خانواده و همسالان خود در مورد این اشتباه می‌ترسم.

این روش تاثیر عالی در پیدا کردن ریشه مشکلات دارد. مسائلی که در زندگی ما وجود دارد پایه‌های بزرگی دارند که با شناختن آنها می‌توان فکری به حالشان کرد. مجبور کردن خودمان به پرسیدن «۵ چرا» باعث شد تا به مسئله ریشه‌ای برسیم: شما به این دلیل دیر به سرکار می‌روید، چرا که زمینه‌ی فعالیت اشتباهی را برای کار خود انتخاب کرده‌اید (و شاید هم به فکر درباره‌ی انجام کاری دیگری نیاز دارید).