تصور کنید که اتفاقی غیر منتظره، شرکت شما را تهدید کند. به‌عنوان مثال، تأمین‌کننده‌ی مواد اولیه ورشکست شود، نیروی فروش شما یک روز قبل از مراسم معرفی محصول بیمار شود یا هر اتفاق برنامه‌ریزی نشده‌ای که شما و شرکت را در معرض شکست قرار دهد.
اگر برای این اتفاقات آماده نباشید، در مدیریت تیم دچار سردرگمی می‌شود و ممکن است با بحرانی جدی روبرو شوید. برنامه‌ریزی احتمالات مهارتی است که شما را در رویارویی با این اتفاقات پیروز می‌کند.
برنامه‌ریزی احتمالات تنها برای بحران‌های بزرگ نیست. در ابعاد کوچک، این برنامه‌ریزی به معنای آماده بودن برای اتفاقاتی مانند از دست رفتن اطلاعات، افراد، مشتریان و تأمین‌کنندگان خواهد بود. به همین دلیل، این نوع برنامه‌ریز باید جزو کارهای همیشگی یک مدیر باشد.
ارزیابی ریسک
نیاز به طراحی یک برنامه‌ریزی احتمالی، از آنالیز ریسک‌هایی که سازمان با آن روبرو است، روشن می‌شود. این روند در برنامه‌ریزی پروژه‌های آتی شما نیز مفید خواهد بود. به‌عنوان مثال شما باید تصور کنید که اگر روش A در پروژه موفق نبود، چه راه حلی خواهید داشت. در اکثر اوقات، روش A به معنای انجام کارها به روش معمول است. در شرایط پیچیده‌تر، روش A اولین پاسخی است که شما به یک تهدید می‌دهید. در این مواقع وقتی روش A موفق نباشد، نقش برنامه‌ریزی احتمالات پررنگ می‌شود.
از این نکات در ارزیابی ریسک استفاده کنید:
تمامی عملیات حساس و حیاتی کسب و کار خود را مشخص کنید
یک برنامه‌ریزی خوب، تمامی توابع حساس و حیاتی کار را در نظر می‌گیرد. در این برنامه‌ریزی، تلاش می‌شود تا احتمالات شکست به حداقل برسند.
ریسکها را پیدا کنید
برای هر یک از عملیات بالا، آنالیز ریسک انجام دهید و تمامی ریسک‌های احتمالی را مشخص کنید. سؤال اصلی این است که چه چیزی پتانسیل از بین بردن یا در معرض خطر قرار دادن کسب و کار شما را دارد؟
عموما نتیجه‌ی نهایی یک آنالیز ریسک، لیستی طولانی از تهدیدهای احتمالی خواهد بود. اگر بخواهید برای کل این لیست یک برنامه‌ریزی احتمالات داشته باشید، کاری خسته‌کننده و بی‌فایده خواهد بود. پس بهتر است ریسکها را اولویت‌بندی کنید.
ریسکها را اولویت‌بندی کنید
یکی از چالش‌های اساسی برنامه‌ریزی احتمالات این است که بیش از حد برنامه‌ریزی نکنید. باید تعادلی میان برنامه‌ریزی کافی و برنامه‌ریزی برای امری غیرممکن برقرار کنید. نمودارهای ریسک و تأثیر/احتمال، در برقراری این تعادل به شما کمک می‌کنند. با این نمودارها شما می‌توانید تأثیر هر احتمال را پیدا و احتمال وقوع آن را پیش‌بینی کنید. در نهایت می‌توانید ریسک‌هایی را که ارزش هزینه کردن دارند، پیدا کنید. عموما در بالای این لیست، عملیات اساسی کسب و کار مانند حفظ نقدینگی، پشتیبانی از نیروها و حفظ سهم بازار قرار دارند. این دسته از عملیات، برای موفقیتطولانی‌مدت شرکت ضروری هستند.
به یاد داشته باشید که لیست ریسکها فقط برای برنامه‌ریزی احتمالات مفید نیستند. شما می‌توانید از این لیست استفاده کنید و با استفاده از منابع موجود یا افزایش جزئی منابع، بسیاری از آن‌ها را کاهش دهید.
چالش‌های برنامه‌ریزی احتمالات
در شروع برنامه‌ریزی برای احتمالات، با دو مانع اساسی روبرو می‌شوید:
- عموم افراد انگیزه‌ای برای تدوین نقشه B ندارند؛ چرا که وابستگی زیادی به روش اولیه یا A دارند. فراموش نکنید که روش B نیز باید به‌خوبی روش A برنامه‌ریزی شود.
- در اکثر مواقع احتمال به وقوع پیوستن شرایط بحرانی کم است. بنابراین افراد عجله‌ای برای برنامه‌ریزی احتمالات ندارند. در نهایت این کار همیشه در پایین لیست کارهای روزمره‌ی آن‌ها قرار خواهد گرفت.
تدوین برنامه‌ی آمادگی برای احتمالات
وقتی شروع به طرح‌ریزی برنامه‌ی آمادگی برای احتمالات می‌کنید، موارد زیر را مد نظر داشته باشید.
هدف اصلی شما حفظ عملکرد شرکت است
با دقت به دنبال حداقل نیازهایی باشید که خدمات و عملکرد شرکت را پایدار نگه دارند.
اولویت‌های زمانی را مشخص کنید
چه کارهایی باید در یک ساعت اول بحران انجام شوند؟ در یک روز اول چطور؟ در هفته و ماه اول چطور؟ وقتی با این دید به برنامه نگاه کنید، احتمال جا افتادن مشکلات از دید شما کاهش می‌یابد.
علت را مشخص کنید
چه چیزی باعث می‌شود که به سراغ برنامه‌ی احتمالات بروید؟ کارهایی که باید انجام شود، مراحل کار و همچنین افرادی را که مسئول هر بخش هستند مشخص کنید.
برنامه را ساده تدوین کنید
شما نمی‌دانید در مواقع بحرانی چه کسی این برنامه را اجرا خواهد کرد؛ پس آن را تا حد امکان ساده و قابل فهم تدوین کنید.
محدودیت‌های منابع را در نظر بگیرید
شاید اجرای برنامه B به منابعی بیش از برنامه A نیاز داشته باشد. این محدودیت‌ها را بشناسید و در برنامه‌ریزی خود لحاظ کنید.
نیازهای تک‌تک افراد را شناسایی کنید
این نکته را مشخص کنید که هر فرد برای ادامه‌ی کار خود به چه حداقل‌هایی نیاز خواهد داشت.
موفقیت را تعریف کنید
چه چیزی باعث می‌شود که به روند عادی قبلی برگردید؟
برنامه‌ریزی احتمالات را در روندهای عادی شرکت نیز وارد کنید
با این کار، افراد برای اجرای این برنامه آموزش می‌بینند و در مواقع بحرانی آماده‌تر خواهند بود.
ریسکها را مدیریت کنید
احتمالات و شانس‌های کاهش ریسکها را کشف کنید. این کار ممکن است ریسک را تا حد زیادی کاهش دهد یا حتی نیاز به برنامه‌ریزی احتمالات را از بین ببرد.
ناکارآمدی‌های عملیاتی را شناسایی کنید
استانداردی برای فرآیند برنامه‌ریزی خود مشخص کنید. در کنار آن، فرصت‌هایی را پیدا کنید که می‌توانند کارایی عملیات را افزایش دهند.
نگهداری و مراقبت از برنامه
پس از این‌که برنامه‌ی احتمالات را آماده کردید، باید کارهای زیادی انجام دهید تا آن را حفظ و عملیاتی کنید. ساختن یک سند اداری و بایگانی کردن آن، هیچ کمکی در مواقع بحرانی به شما نمی‌کند. این برنامه باید پویا باشد و در مواقع مختلف به‌روزرسانی شود. در فرآیند نگهداری از برنامه‌ی احتمالات خود، این موارد را مد نظر داشته باشید:
- برنامه را به دست همه‌ی افراد حاضر در سازمان برسانید.
- نقش و وظایف هر فرد در این برنامه را به او گوشزد کنید.
- آموزش‌های لازم برای اجرای هرچه بهتر برنامه را اجرا کنید.
- هر موقع که توانستید، تمرینات شرایط بحرانی را اجرا کنید.
- نتایج تمرینات و آزمایشات را دریافت و تغییرات لازم را لحاظ کنید.
- در دوره‌های زمانی مشخص برنامه‌ی خود را مرور کنید و تغییرات شخصی و عملیاتی در آن ایجاد کنید.
- برنامه‌های اصلاح‌شده را در سازمان توزیع کنید و مطمئن شوید برنامه‌های قبلی پاک شده‌اند.
- کپی‌هایی از برنامه را در جایی خارج از محل ریسکها نگهداری کنید و مطمئن شوید در شرایط بحرانی در دسترس باشند.