وقتی زمان بزرگ‌تر شدن شرکت رسیده باشد و بخواهید افراد کارآمد بیشتری استخدام کنید، باید گستره‌ی جغرافیایی بیشتری را در نظر بگیرید. دورکاری این روزها بیشتر از گذشته رواج یافته و این موضوع بیش از هر چیز به خاطر پیشرفت تکنولوژی است که کار کردن را از هر جایی که بخواهیم، ممکن می‌کند. وقتی اولین کارمند دورکاری را استخدام می‌کنید، لازم است که یک نقشه و برنامه داشته باشید تا از کارایی و بازدهی آن فرد و نحوه ارتباطش با سایر اعضای تیم اطمینان حاصل کنید.
در ادامه با زومیت همراه شوید تا با ۶ نکته از تجربیات کارآفرین‌هایی که دورکاری را بخشی از تیم حرفه‌ای خود قرار داده‌اند، بیشتر آشنا شوید. با استفاده از این تجربیات، گام‌هایی را که باید در طی این فرآیند بپیمایید، بشناسید تا روند کار را برای خود و کارمندان دورکار آسان‌تر کنید.
راه ارتباط را باز نگه دارید
یکی از معمول‌ترین نکاتی که صاحبان کسب و کار بیان می‌کنند این است که به ارتباط باز و مداوم با کارمندان دورکار اولویت بدهید. برقراری ارتباط در هر گام از راه با کارمند جدید نکته‌ای است که شان اوگل، مؤسس وب‌سایت تخصصی کسب و کار از راه دور (Location Rebel)، به آن اشاره مؤکد داشته است.
او می‌گوید کلید موفقیت، ارتباط خوب و باز است. هدف شما نباید تنها این باشد که وظیفه آن‌ها را به ایشان یادآور شوید، بلکه برای مباحثه در مورد همه چیز و پاسخ دادن برای روشن کردن موارد، طوفان فکری برای به دست آوردن ایده‌های جدید و گرفتن گزارش کار پروژه نیز باید با آن‌ها در ارتباط باشید.
آن‌ها را فراموش نکنید
اگر هرگز پیش از این کارمند دورکار نداشته‌اید، احتمالا تمام تجربه‌تان از کار کردن با دیگران به سر زدن به دفتر و میز کار آن‌ها در ساعت‌های مختلف روز خلاصه می‌شود. این ارتباط ممکن است در ارتباط با کارمند دورکار به‌سادگی فراموش شود.
سینتیا جانسون، یکی از مؤسسان آژانس بازاریابی Ipseity Media، می‌گوید: «زمانی که مشغله کاری بسیار دارید، احتمالا کارمندانی را که نمی‌بینید، فراموش می‌کنید. کارمندان دورکار نیاز به شناخته شدن و ارزش گذاشته شدن دارند. هر روز به آن‌ها سلام کنید و یک مکالمه کوتاه روزانه را در برنامه کاری خود قرار دهید.»
موفقیت را با معیارهای ثابت و کوتاه‌مدت اندازه بگیرید
وقتی نمی‌توانید حضوری و تصویری کارمند جدید را دنبال کنید، باید راه‌هایی برای اندازه‌گیری عملکرد و پیشرفت او پیدا کنید.
جان رود، رئیس و مؤسس سرویس آموزشی آنلاین Next Step Test Preparation، می‌گوید: «اعتماد کردن به کارمند دورکار از اهمیت حیاتی برخوردار است. باید از درست کار کردن و کوشا بودن کارمند خود مطلع شوید و همچنین توانایی آن‌ها برای پروژه مورد نظر را برآورد کنید. اهداف کوتاه‌مدت تعیین کنید: می‌خواهم که این کار را تا پایان امروز / این هفته / این ماه به نتیجه برسانی.»
از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
تکنولوژی، برقراری اتصال کارمندان دورکار و به‌روز نگه‌داشتن مدیر از دستاوردها و عملکرد آن‌ها را از هر کار دیگر آسان‌تر کرده است. فیراس کیتانه، مدیر ارشد اجرایی و یکی از مؤسسان برند تجارت الکترونی Amerisleep، استفاده از ابزارهای مدرن برای دنبال کردن پیشرفت کارمندان را پیشنهاد می‌کند.
او می‌گوید: «در یک محیط اداری، پیدا کردن کارمندان و گرفتن اطلاعات سریع درباره آخرین کارها و پیشرفت‌ها آسان است؛ اما کارمندان دورکار ممکن است در لحظه مورد نظر در دسترس نباشند. برای آنکه به اطلاعات به‌روز شده از نتایج کارها آگاهی پیدا کنید می‌توانید از ابزارهایی مدیریت پروژه همچون آسانا یا ترلو استفاده کنید.
به‌جای تمرکز روی ساعت کار، بر کارایی تمرکز کنید
اعتماد کردن به کارمندان دورکار بر اساس ساعت کاری فعالیتشان دشوارتر است. اما کایل گوگن، مؤسس و مدیر عامل اجرایی فروشگاه ملزومات حیوانات Pawstruck، می‌گوید صاحبان کسب و کار بهتر است بیش از حد به ساعت کاری که اعضای تیم روی پروژه‌ها صرف می‌کنند، توجه نداشته باشند.
او می‌گوید: «برای آنالیز کردن همه حرکات و رفتارهای کارمندان دورکار خود زمان زیادی صرف نکنید. انتظارات خود را در مورد اهداف و برنامه‌های کاری به‌طور واضح و روشن بیان کنید. اگر کارمندان شما اهداف مورد نظر شما را برآورده نمی‌کنند، بهتر است به ریشه‌یابی و بررسی اصولی مشکلات کارمندان خود بپردازید.»
کارمندان دورکار را با فرهنگ شرکت خود آشنا کنید
همان‌قدر که برای کارمندان دورکار مهم است با شرکت ارتباطات داشته باشند، برای شما هم مهم است که با آن‌ها ارتباط خوبی داشته باشید. برای همین منظور لازم است که از حضور آن‌ها در مکالمات سازمانی و اطلاع از فرهنگ کلی شرکت اطمینان حاصل کنید.
میشل سپنوزا، مدیر عامل شرکت توسعه وب Unleashed Technologies، می‌گوید: «سعی کنید تا جایی که می‌توانید کارمندان دورکار را با سایر همکارانشان متصل نگه دارید. این کار به آن‌ها کمک می‌کند فرهنگ شرکت را بهتر درک کنند و سریع‌تر با آن همسو شوند و از سطح توقعات کیفی، حرفه‌ای و کارایی کسب و کار شما بهتر آگاه می‌شوند.»