روش‌های بهبود کارایی به شما این قول را می‌دهند که با انجام تمام کارهای روزانه‌ی خود مقداری زمان اضافه نیز داشته باشید. با این حال اگر این روش‌ها را امتحان کرده باشید، ممکن است به این نتیجه برسید که انجام آن‌ها همواره باعث افزایش زمان اضافی نمیشود.
۱. روش «قورباغه‌ات را قورت بده» را با پیدا کردن زمان‌های طلایی خود جایگزین کنید
مفهوم «قورباغه‌ات را قورت بده» که توسط برایان تریسی معرفی شد، به این معنا است که هر روز مهم‌ترین کارتان را ابتدای روز انجام دهید. با اینکه این موضوع تضمین می‌دهد که کار مهم‌تر را به‌موقع انجام دهید؛ اما ممکن است شروع به کار آن هم در ساعات اولیه‌‌ی روز برای شما زمان مناسبی نباشد.
بنابراین اگر جزو افرادی هستید که بهترین عملکرد را در ساعات پایانی یا میانی روز دارید، بهتر است کار مهم‌تر را به این ساعات انتقال دهید. اگر بهترین بازده را پس از خوردن ناهار خود یا حتی ساعاتی پیش از ترک محل کار دارید، مهم‌ترین کار خود را بدون استرس به این ساعات انتقال دهید.
۲. اگر می‌خواهید خود را برای شروع کار تشویق کنید، ماتریس آیزنهاور را با شروعی آسان جایگزین کنید
ماتریس آیزنهاور به این معنی که کارها را به ترتیب اورژانسی و مهم بودن مرتب کنید و به این ترتیب شروع به کار کنید، برای بسیاری پاسخگو خواهد بود. اما اگر می‌خواهید مشوقی برای شروع کار داشته باشید، قطعا آغاز کار با موارد اورژانسی و حساس می‌تواند شما را از شروع بترساند.
لیست کارهایی را که می‌توانید در ۱۰ دقیقه یا کمتر انجام دهید، تهیه و ابتدا از آن‌ها شروع کنید. با انجام کارهای کوچک و البته سبک‌تر شدن لیست کارهایی که باید انجام دهید، خود را برای کارهای مهم‌تر و حیاتی آماده می‌کنید. به علاوه با این کار قطعا مرتب‌ترین میز کار و البته تمیز‌ترین صندوق دریافت ایمیل در محل کارتان را خواهید داشت.
۳. اگر زمان‌های تنفس بیشتری می‌خواهید، تکنیک پومودورو را با تنفس بین پروژه‌های کامل شده جایگزین کنید
تکنیک پومودورو، شامل ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت در بین آن‌ها می‌شود. هر چند شاید تصور کنید این تکنیک تمرکز بسیاری به شما می‌دهد؛ با این حال ممکن است نتوانید در این مدت کم، کارهای خود را انجام دهید.
اگر شما جزو افرادی هستید که دوست دارید با آغاز کار بدون وقفه تا پایان آن ادامه دهید، باید روش خود را نیز مطابق با رفتارتان تغییر دهید. پس حتما سعی کنید در برخی مواقع تا پایان پروژه‌ای که در دست دارید، کار را ادامه بدهید و پس از آن استراحت کنید. البته از یاد نبرید که باید تنفس و وقت استراحتی داشته باشید و تحقیقات انجام‌شده نیز استراحت در وسط کار را موضوعی اجباری می‌دانند.
۴. اگر می‌خواهید تمرکز بهتری داشته باشید، لیست کارهایی که نباید انجام دهید را با لیست کارهای انجام‌شده جایگزین کنید
با تهیه‌ی لیست کارهایی که نباید انجام دهید، در واقع به خود یادآوری می‌کنید کارهای مخرب را که به عملکرد شما لطمه می‌زنند، انجام ندهید. اما با این لیست از کجا باید بدانید که زمان خود را باید روی انجام چه کارهایی بگذارید؟
با نوشتن لیست کارهای انجام‌شده خواهید دید که زمان شما با انجام چه کارهایی سپری شده است. این لیست دو مزیت دارد؛ نخست متوجه می‌شوید در چه بخش‌هایی کارها کند پیش می‌رود که به شما کمک می‌کند در آینده تصمیم‌گیری بهتری داشته باشید و دوم اینکه با دیدن پیش رفتن کارها، انگیزه‌ای مضاعف خواهید گرفت.
۵. اگر می‌خواهید کارها را قبل از ضرب‌الاجل انجام دهید، روش زمان‌بندی همه‌ی کارها را با اضافه کردن تدریجی آن‌ها جایگزین کنید
طرفداران زمان‌بندی کردن کارها، معتقد هستند که باید کارها را به‌صورت جزئی زمان‌بندی و آن‌ها را در تقویم پخش کرد تا مطمئن شوید که آن‌ها را به‌موقع انجام خواهید داد. شاید نیروی درونی شما را به سمت انجام این روش سوق دهد؛ اما دیدن تقویمی پر از کارهای مختلف از طرفی دیگر، باعث استرس می‌شود.
راه حلی برای جلوگیری از استرس و البته اطمینان از این موضوع که به ضرب‌الاجل‌ها خواهید رسید، پر کردن تقویم به‌صورت هفتگی است. در واقع لیستی بزرگ از کارهایی که باید انجام دهید، خواهید داشت که این کارها را تا حد امکان به کارهای کوچک‌تر شکسته‌اید. پس می‌توانید کارهای خود را به‌صورت هفتگی به تقویم اضافه کنید. این روش علاوه بر اینکه انعطاف بالایی به شما خواهد داد، این اطمینان را می‌دهد که کارهای خود را موقع انجام می‌دهید.
۶. اگر می‌خواهید کارها را به‌صورت عمیق انجام دهید، قانون دو دقیقه را با روش جمع‌آوری جایگزین کنید
قانون دو دقیقه شما را تشویق می‌کند کارهایی را که کمتر از ۱۲۰ ثانیه طول می‌کشند، همان لحظه و به‌سرعت انجام دهید. این موضوع باعث می‌شود علاوه بر صرف نکردن زمان برای نوشتن کار مذکور، از انجام کارهای ریز هم اطمینان حاصل کنید. از طرفی اما این روش باعث می‌شود زمانی برای انجام کارها به‌صورت عمیق نداشته باشید.
به‌جای انجام کارها به‌محض پیش آمدن، مدتی صبر کنید تا این کارها جمع شوند و آن‌ها را به‌صورت بسته‌ای انجام دهید. این روش به شما اطمینان می‌دهد که هیچ کاری جریان عملکردی شما را قطع نکند و از طرفی اطمینان دارید که کارهای کوچک را نیز انجام می‌دهید.
نظر شما در مورد این روش‌ها چیست؟ آیا روش‌های سنتی را برای مدیریت شخصی پیشنهاد می‌دهید یا اعتقاد دارید با این تغییرات جدید می‌توان بهره‌وری را به مقدار بیشتری افزایش داد؟