کِن بلانچارد، کارشناس مدیریت می‌گوید: «بازخورد گرفتن از سایرین، رفتاری مخصوص قهرمان‌ها است.» بازخورد یک خیابان دوطرفه است؛ اما نحوه گذر شما از این خیابان می‌تواند به تصادف منتهی شود. پس به چگونگی انتقال پیامتان دقت کنید تا آسیبی به روابط وارد نشود.
بیشتر افراد وقتی تحت فشار قرار می‌گیرند، احساس می‌کنند اعتماد به نفس کافی برای برقراری ارتباط یا رقابت با دیگران ندارند. در چنین شرایطی شنیدن یا پذیرفتن بازخورد می‌تواند سخت باشد؛ اما بازخوردها در این مواقع می‌توانند احساسات بد درونی، مقصر شمردن دیگران و شکایت‌های ذهنی را از بین ببرند.
تحت کنترل درآوردن تغییرات و ارتباطات، دو نکته کلیدی هستند که کسب مهارت در آن‌ها باید در اولویت کاری باشد. هر دوی این ویژگی‌ها به شما امکان می‌دهند که بازخوردهای بیشتری نیز دریافت کنید.
در ادامه با زومیت همراه شوید تا چند نکته اساسی برای برقراری ارتباط با دیگران، به‌خصوص در مواردی که قصد دارید آن‌ها را نقد کنید، به شما متذکر شویم. با رعایت این نکات، حتی با رئیستان و در مورد مسائل بسیار حساس می‌توانید وارد مذاکره شوید.
۱. ابتدا اجازه بگیرید
خوب است که ابتدا، بدون در نظر گرفتن جایگاهی که طرف مقابل دارد، برای بیان نظر خود از شنونده کسب اجازه کنید. این کار نشان‌دهنده احترامی است که قائل می‌شوید. مثلا می‌توانید بگویید: «دوست دارید نظر متفاوت من را نیز بشنوید؟» «من هم می‌توانم نظرم را در این مورد بیان کنم؟» این‌که چه سؤالی را چگونه مطرح کنید، به شکل رابطه شما بستگی دارد. اگر روابط صمیمی دارید، شاید نیازی به چنین جملات رسمی نداشته باشید؛ اما اگر با رئیس خود وارد مذاکره می‌شوید، حتما چنین جملاتی را در مکالمه خود به کار ببرید.
۲. مثبت بمانید و به جملات خود دقت کنید
دقت کنید که نظراتتان بی‌طرفانه باشد تا شخص نقد شونده رنجیده نشود. سازنده راهنمایی کنید و در مورد جملات مثبتی که قبل از «اما» استفاده می‌کنید، توجه داشته باشید. مثلا به رئیس خود نگویید: «من از همکاری کردن با شما خوشوقتم؛ اما گاهی احساس می‌کنم از کارم قدردانی نمیشود». به‌جای آن می‌توانید بگویید: «من از همکاری کردن با شما خوشوقتم. گاهی احساس می‌کنم از کارمقدردانی نمیشود و در آن زمان‌ها این‌طور برداشت می‌کنم که شما تمایلی به شنیدن نظرات و ایده‌های من ندارید. من احساس می‌کنم اگر نظرات من در مورد پروژه‌ها را با تیم در میان بگذارید، برای هر دوی ما مفید خواهد بود.»
۳. سعی کنید نقدتان حاوی نکات ارزشمندی باشد
از خودتان بپرسید که آیا نظر، بازخورد یا نقد شما می‌تواند اثر مثبت و کمک‌کننده روی فرد داشته باشد. آیا می‌خواهید روش کار، فعالیت یا فرآیندی را که فرد در پیش گرفته است، تغییر دهید؟ پس سعی کنید به‌طور روشن و واضح توضیح دهید چطور این روش جدید می‌تواند به نفع وی باشد، مشکلی را حل کند یا بازدهی را افزایش دهد.
۴. برای بیان نظرتان از واژه‌های درست استفاده کنید!
پیشنهادها و نقطه نظراتتان را از منظر «من» به‌جای منظر «تو» بیان کنید. از عباراتی همچون «من متوجه شدم ...»، یا «من تحت تأثیر قرار گرفتم وقتی ...» به‌جای «تو هرگز چنین نمی‌کنی ...» یا «تو همیشه باعث می‌شوی من احساس کنم ...» استفاده کنید. واژه‌هایی نظیر «همیشه» و «هرگز» حالت اتهامی به خود می‌گیرند و عموما افراد را در حالت دفاعی قرار می‌دهند. سعی کنید تا جایی که می‌توانید ساده و روشن درباره شرایط حرف بزنید و با مطرح کردن مشکلات و مسائل مربوط به گذشته شرایط را دشوار نکنید.
۵. برنامه‌ریزی و تمرین کنید
حرف‌هایی را که می‌خواهید مطرح کنید، با یک دوست یا همکار قابل اعتماد تمرین کنید. اگر کمی وقت بگذارید و درباره موضوع صحبت به‌خوبی فکر کنید، آنگاه نتیجهبه‌دست‌آمده با احتمال بیشتری به نفع شما تمام خواهد شد. همچنین زمان مناسب برای مطرح کردن نظر و بازخورد خود را در نظر داشته باشید. دیگر مشغله‌ها و ضرب‌الاجل‌های فردی یا کاری طرف مقابل را نیز در نظر بگیرید.
۶. رو در رو صحبت کنید
بر اساس تحقیقات جدید، درخواست‌هایی که به‌صورت رو در رو مطرح می‌شوند، در مقایسه با درخواست‌های ایمیلی ۳۴ برابر بیشتر شانس موفقیت دارند. چه واکنش مثبت باشد و چه منفی، برای بیشینه تأثیرگذاری، بهتر است نظرات به‌صورت رو در رو انتقال داده شود. هنگام ملاقات با افراد مراقب زبان بدن خود باشید. شدت و لحن حرف زدنتان را آرام و محترمانه نگه دارید. اشاره با انگشت و دست به سینه ایستادن یا نشستن برای شما نتایج مؤثری به همراه نخواهند داشت. اگر به هر دلیلی امکان ملاقات حضوری ندارید، سعی کنید از طریق نرم‌افزارهای مکالمه اینترنتی یا تلفن این کار را انجام دهید. احتمال برداشت اشتباه از پیام و ایمیل بسیار زیاد است؛ بنابراین تا جایی که می‌توانید برای انتقال بازخوردهای مهم و مؤثر از آن‌ها استفاده نکنید.
۷. سعی کنید روشن‌فکر باشید
برای شنیدن و دریافت پیام و نظر دیگران آمادگی داشته باشید و آن را به‌خوبی پذیرا شوید. اگر روشی که شما برای اعلام نظرات خود در پیش می‌گیرد با احترام و درست باشد و از شنیدن نظرات دیگران نیز استقبال کنید. بدین ترتیب در انتهای مکالمه، هر دو طرف نکات مؤثری را یاد گرفته و روابط بهتری را شکل داده‌اند.